FLANDERS' FOOD RADAR

Is uw bedrijf al mee met ERP? (+video)

Alles op papier bewaren begint geleidelijk aan tot het verleden te behoren. Vandaag de dag houden we al onze kwaliteits- en productiedata in datasheets en softwarepakketten bij om ze later snel en efficiënt te kunnen opvragen. In 2015 staan er ook heel wat nieuwe digitale trends op ons te wachten: van op je tablet tot in de cloud.

ERP, WAT KAN IK ERMEE?

Enterprise Resource Planning, of kortweg ERP, is een computerprogramma die verschillende computertoepassingen combineert. Dit soort software wordt voornamelijk gebruikt ter ondersteuning van de belangrijkste processen binnen het bedrijf. Een ERP-programma bestaat meestal uit deelprogramma’s of modules die allemaal een specifieke taak ondersteunen (vb klanten, aankoop, personeel, financiën, logistiek en administratie).

Figuur 1: ERP is een grootschalig computersysteem dat verschillende computertoepassingen die van belang zijn voor een bedrijfsvoering combineert 

Om in enkele minuten een goed beeld te hebben op wat ERP allemaal voor jouw bedrijf kan betekenen, bekijk je best volgend filmpje: https://www.youtube.com/watch?v=2sa6lS3APo8

Voordelen

Een aantal voordelen die deze software heeft t.o.v. klassieke methodes (zoals Excel), zijn:

  • je hoeft de gegevens maar één keer in te typen waardoor je efficiënter en sneller kan werken, minder fouten maakt en bijgevolg kosten kan reduceren
  • je kan jouw bedrijfsproces beter beheersen, waardoor je de doorlooptijd van bestellingen kan verkorten, de voorraadkosten kan verlagen en klanttevredenheid kan verhogen 
  • je gegevens worden altijd up-to-date gehouden en kunnen door iedereen in het bedrijf geconsulteerd worden 

Nadelen

Aan elke nieuwe implementatie zijn uiteraard ook een aantal nadelen verbonden, maar als je deze gestructureerd (zie verder) aanpakt, kan je al heel wat problemen vermijden.

  • doordat het ERP-systeem betrekking heeft op het hele bedrijf wordt je afhankelijker van dat ene systeem en de leverancier daarvan
  • de kost van een ERP-systeem kan behoorlijk oplopen: naast diensten en licentiekosten, moet je ook rekening houden met aanpassingen die aan de software dienen uitgevoerd te worden. Dit resulteert in een gepersonaliseerde oplossing voor jouw bedrijf
  • installatie en implementatie van het ERP-systeem kunnen een grote impact hebben op je organisatie. Het is dus uiterst belangrijk om ook al je mensen te motiveren en voldoende aandacht te besteden aan de voorbereiding van je werknemers (change management)

ERP, HOE BEGIN ik ERMEE?

Het is niet eenvoudig om het juiste ERP-systeem te kiezen. Daarom hieronder een samenvatting van het stappenplan dat jou kan helpen de juiste keuze te maken.

STAP 1: Inventariseren

Het allerbelangrijkste is het inventariseren van de processen die deel moeten uitmaken van het ERP-systeem. Het is hierbij niet alleen belangrijk om naar de huidige werking te kijken, maar ook om voldoende aandacht te schenken aan de optimalisatie van de huidige processen zodat je het ERP-systeem op lange termijn kan blijven gebruiken. 

Verder kan je best een aantal doelen voorop stellen die je wil nastreven, zoals bvb 5% kosten besparen of 2 dagen snellere doorlooptijd. De functionaliteiten van het softwaresysteem zijn volledig afhankelijk van wat u wilt bereiken.

STAP 2: Demonstraties

Nadat u beslist heeft welke processen u wil digitaliseren, maakt u een short list van leveranciers van ERP-systemen. Hiervan kan u er drie of vier uitnodigen om een demonstratie van hun systeem te komen geven op uw bedrijf. Om deze leveranciers met elkaar te kunnen vergelijken, werkt u best met een speciale 'business case', met daarin uw belangrijkste bedrijfsprocessen.

STAP 3: Meer uitgebreide kennismaking

De demonstraties zijn achter de rug, dus de evaluatie kan beginnen. De leveranciers worden een voor een aan elkaar getoetst op basis van de vooraf vastgestelde technische en functionele eisen aan dewelke het software pakket moet voldoen. 

Als laatste stap kan je dan meer uitgebreid kennismaken met de ERP-software van de leverancier die de beste demonstratie heeft gegeven en beginnen de contractbesprekingen.

TIPS & TRICKS

De selectie van een ERP vergt heel wat tijd en energie van drukbezette mensen in jouw organisatie, het is dus uitermate belangrijk om dit op de meest efficiënte en gestructureerde manier aan te pakken

De ERP implementatie staat of valt dankzij:

1. Uw mensen

Het is belangrijk om voldoende aandacht te schenken aan wat er leeft op de werkvloer. Change management kan het risico op falen van het ERP-project tot 60% reduceren.

2. De juiste prijs-kwaliteit vergelijking

Aangezien het om een serieuze investering gaat, is het nodig om een helder en volledig inzicht te krijgen in het totale kostenplaatje van de implementatie. Het gaat hier niet enkel om diensten en licenties, maar ook minder zichtbare kosten die opduiken nadat het project live is gegaan (kleine aanpassingen en personalisaties), moeten in rekening gebracht worden.

3. De betrokkenheid van het management

Dit project zal niet slagen zonder de actieve inzet van het management. Zij moeten dus van bij het begin betrokken zijn bij de onderhandelingen en dit niet enkel aan het IT team overlaten.

BENT U IN 2015 NOG ALTIJD MEE MET DE TRENDS IN ERP?

De software voor ERP-systemen evolueerde de voorbije jaren zeer snel. Ook voor het komende jaar staan er weer heel wat nieuwigheden voor de deur. 

1. ALTIJD MOBIEL

Ook buiten de productie en kantoormuren zal je via een app op je smartphone of tablet de ERP-software kunnen inkijken en aanpassen. Hierdoor zal ERP altijd en overal toegankelijk zijn. Hierdoor kan in noodgevallen zowel geld als tijd bespaard worden.

2. NAAR DE CLOUD?

Vandaag wordt data nog meestal op een interne server opgeslagen. Dit zou kunnen vervangen worden door de gegevens naar de cloud te verhuizen. Dit zal echter nog niet voor volgend jaar zijn, maar er duiken toch reeds hybride vormen op, waarbij een deel op een server staat en een deel in de cloud zal zweven. 

3. NOG MEER OP MAAT

ERP-pakketten kunnen we in de toekomst zelf configureren volgens de noden van het bedrijf. Dit wordt mogelijk gemaakt doordat er almaar meer modules zijn voor bepaalde processen of sectoren. 

BRONNEN

MEER INFO

Fact sheet ERP: http://www.f-3.be/sites/default/files/FS01_ERP.pdf 

Nuttige links