FLANDERS' FOOD RADAR

Naadloze uitwisseling van product informatie met de SAP-GDSN Connector

Als voedingsproducent is het ter beschikking stellen van product informatie een stevige en tijdrovende taak. Met de digitalisering van de economie en strengere wetgeving omtrent voedingsinformatie, zal deze uitdaging de komende jaren alleen maar groter worden.

Het Global Data Synchronization Network (GDSN) van GS1 ondersteunt de verspreiding van product informatie naar retailers en consumenten. De missing link is de automatische synchronisatie van productinformatie tussen SAP en het GDSN netwerk. Hiervoor is nu een oplossing.

ERP, een vat vol product informatie

Als voedingsproducent zit veel van de product informatie al gecapteerd in je ERP systeem. Denk hierbij aan product omschrijvingen, ingrediënten, allergenen, verpakkingsinstructies, temperatuur vereisten, etc. Bij veel bedrijven zien we vandaag dat product informatie manueel of semi-automatisch via Excel ingeladen wordt in het GDSN netwerk. Naast het feit dat deze verouderde werkwijzen heel wat manueel werk vereisen, wordt de data ook gedupliceerd in plaats van gesynchroniseerd. Op deze manier is het onmogelijk data op een kwaliteitsvolle manier up-to-date te houden binnen het GDSN netwerk.

Aan de slag met de SAP-GDSN cockpit

Data synchronisatie kan je bereiken door een connectie te leggen tussen je ERP systeem en het GDSN netwerk. Het komt er dus op neer de data die aanwezig is in je ERP systeem, te gaan hergebruiken bij de publicatie van product informatie naar de buitenwereld toe.

Delaware Consulting en Pidy N.V hebben hiertoe een GDSN cockpit gebouwd binnen SAP. Via deze cockpit kan een gebruiker voor een bepaalde Global Trade Item (GTIN) – Target Market (TM) combinatie, Catalogue Item Notification (CIN) & Catalogue Item Publication (CIP) berichten gaan versturen naar het GDSN netwerk. In mensentaal : publiceren van productinformatie naar de buitenwereld toe.

De informatie die in zo’n bericht terecht komt is afkomstig van:

  • SAP Materials Management: product informatie van een bepaald artikel in SAP. De link naar de GTIN ontstaat via het zogenaamde EAN nummer in SAP. Dit is informatie die je binnen een ERP systeem, los van GS1, sowieso dient te definiëren. Voorbeelden van dergelijke informatie zijn afmetingen, omschrijvingen van het artikel, gewicht, etc.
  • SAP Recipe Management: product informatie van een bepaalde specificatie in SAP. In de voedingsindustrie bevindt zich hier een grote brok data : allergenen, nutriënten, ingrediënten, bewarings- en bereidingsinstructies, etc. Kortweg, alle zaken die op het etiket van het product terecht komen.
  • Extra GS1 specifieke informatie : gezien niet alle GS1 attributen standaard aanwezig zijn in SAP, voorziet deze cockpit ook het aanvullen van extra GS1 specifieke attributen zoals afbeeldingen van het product, publicatiedatum, hiërarchieën, BTW informatie, etc.

Via SAP PO wordt al deze informatie dan omgezet naar het formaat die gehanteerd wordt binnen het GDSN netwerk. De antwoorden van GDSN met feedback omtrent de product informatie die ze ontvangen hebben, worden op hun beurt dan naar SAP gestuurd en daar verwerkt in een monitoring tool.

Door data te gaan hergebruiken, heb je als gebruiker zo in een mum van tijd je product informatie opgeladen en gepubliceerd in het GDSN netwerk.

Continue up-to-date informatie

Eenmaal al je producten opladen in GDSN en klaar-is-kees? Helaas niet. Het opladen van product informatie is geen éénmalig gebeuren. Recepturen, omschrijvingen, etc. wijzigen voortdurend. Een wijziging binnen je ERP systeem omtrent een samenstelling van een product, dient dezelfde wijziging te weeg te brengen voor dat product in het GDSN netwerk. Wanneer je aan data duplicatie doet, dien je dezelfde wijziging twee maal apart door te voeren. De SAP-GDSN connector daarentegen omvat een monitoring tool, waarmee deze wijzigingen eenvoudig naar het GDSN netwerk gecommuniceerd worden. Op die manier bereik je een continue data synchronisatie tussen ERP product informatie en het GDSN netwerk, met als uiteindelijke doel : kwaliteitsvolle en up-to-date product informatie bezorgen aan de consument.

Bron:

Michael Bulthé (Delaware Consulting).

Nuttige links